1. Informacje ogólne
1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy internetowej QA Board, dostępnej pod adresem: https://qaboard.pl/ oraz pod innymi adresami, domenami lub subdomenami wskazanymi przez Administratora.
2. Platforma QA Board służy w szczególności do prezentowania profili specjalistów z obszaru QA, testowania oprogramowania, automatyzacji testów, cyberbezpieczeństwa, dostępności cyfrowej, DevOps, analizy jakości, zarządzania jakością oraz pokrewnych obszarów IT, a także do umożliwienia klientom biznesowym zgłoszenia zainteresowania współpracą, rekrutacją, outsourcingiem specjalisty, zespołu albo usługą realizowaną przez Quality Island.
3. Polityka prywatności ma zastosowanie do osób odwiedzających platformę, osób kontaktujących się z Quality Island przez formularze, przedstawicieli klientów i partnerów biznesowych, specjalistów, kandydatów, osób reprezentujących kontrahentów, odbiorców komunikacji marketingowej oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z QA Board.
4. Dokument należy czytać łącznie z Regulaminem QA Board oraz innymi dokumentami udostępnianymi przez Quality Island, jeżeli mają zastosowanie do danej osoby lub danego procesu. Zasady dotyczące plików cookies i podobnych technologii zawiera sekcja 17 niniejszej Polityki oraz baner zgód dostępny na platformie.
2. Administrator danych
1. Administratorem danych osobowych jest Quality Island Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Grzybowskiej 87, 00-844 Warszawa, NIP: 5273002880, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem: 0000972652, REGON: 522066058.
2. Z Administratorem można skontaktować się:
e-mailowo: kontakt@qualityisland.pl
pisemnie: Quality Island Sp. z o.o., ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa
w sprawach ochrony danych osobowych: kontakt@qualityisland.pl, wpisując w temacie wiadomości słowa „dane osobowe"
Jeżeli Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe są wskazane powyżej albo w osobnej informacji na stronie platformy. Jeżeli Inspektor Ochrony Danych nie został powołany, kontakt w sprawach danych osobowych odbywa się przez adres wskazany do spraw prywatności.
3. Najważniejsze zasady przetwarzania danych
1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.
2. Administrator przetwarza dane wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.
3. Administrator ogranicza zakres danych do danych niezbędnych dla danego celu.
4. Administrator podejmuje działania, aby dane były prawidłowe i aktualne.
5. Administrator przechowuje dane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa, uzasadnionej potrzeby obrony przed roszczeniami albo zgody osoby, której dane dotyczą.
6. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą, ujawnieniem lub nieuprawnionym wykorzystaniem.
4. Kategorie osób, których dane przetwarzamy
Administrator może przetwarzać dane następujących kategorii osób:
osób odwiedzających platformę QA Board,
osób korzystających z formularzy kontaktowych, przycisków CTA, formularzy rekrutacyjnych, formularzy zapytań lub innych form kontaktu,
przedstawicieli klientów zainteresowanych współpracą ze specjalistami QA & Testing,
przedstawicieli partnerów biznesowych, kontrahentów, dostawców i podwykonawców,
specjalistów, kandydatów, konsultantów i ekspertów, których profile mogą być prezentowane lub analizowane w ramach QA Board,
osób uczestniczących w rozmowach, spotkaniach, negocjacjach, rekrutacjach, procesach ofertowych albo projektach,
osób, które zapisały się na komunikację marketingową, newsletter, kontakt handlowy lub podobne działania,
osób zgłaszających naruszenia, reklamacje, pytania, żądania dotyczące danych osobowych, incydenty bezpieczeństwa lub inne sprawy.
5. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od relacji z daną osobą, celu kontaktu i funkcji platformy Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:
dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, firma, stanowisko, rola w organizacji,
dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, dane profilu zawodowego,
dane firmowe, takie jak nazwa firmy, NIP, adres siedziby, branża, wielkość organizacji, strona internetowa, dane osób reprezentujących firmę,
dane dotyczące zapytania, takie jak opis projektu, potrzeby rekrutacyjne, wymagania technologiczne, budżet, preferowany typ umowy, tryb pracy, lokalizacja, termin rozpoczęcia współpracy, wymagania bezpieczeństwa, wymagania językowe,
dane dotyczące specjalisty lub kandydata, takie jak doświadczenie zawodowe, rola, seniority, technologie, narzędzia, certyfikaty, języki, domeny projektowe, preferowany tryb pracy, dostępność, oczekiwania finansowe, typ współpracy, portfolio, CV, linki zawodowe, historia współpracy, notatki rekrutacyjne, wyniki rozmów lub testów kompetencyjnych,
dane komunikacyjne, takie jak treść wiadomości, historia korespondencji, notatki ze spotkań, informacje przekazane telefonicznie, przez formularz, e-mail, komunikator, kalendarz lub inne kanały kontaktu,
dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia, identyfikatory cookies, dane przeglądarki, typ urządzenia, system operacyjny, ustawienia językowe, data i godzina wizyty, aktywność w platformie, logi bezpieczeństwa, informacje o błędach, dane analityczne,
dane marketingowe, takie jak źródło pozyskania kontaktu, historia zgód, preferencje komunikacji, reakcje na komunikację, otwarcia wiadomości, kliknięcia, zainteresowania usługami,
dane rozliczeniowe i umowne, jeżeli dojdzie do zawarcia umowy, takie jak dane do faktury, dane osób kontaktowych, dane zamówienia, dane płatności, historia rozliczeń, informacje o projekcie,
dane niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń, takie jak historia ustaleń, dokumenty, korespondencja, logi, potwierdzenia, informacje o naruszeniach regulaminu, informacje o nieuprawnionych działaniach.
6. Dane, których nie należy nam przekazywać
1. Użytkownik nie powinien przekazywać Administratorowi danych nadmiarowych ani danych, które nie są potrzebne do obsługi zapytania, rekrutacji, współpracy lub innego celu kontaktu.
2. W szczególności nie należy przekazywać danych szczególnych kategorii, takich jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności związkowej, danych genetycznych, danych biometrycznych, danych dotyczących seksualności lub orientacji seksualnej, chyba że jest to wyraźnie uzgodnione z Administratorem, niezbędne i zgodne z prawem.
3. Nie należy przekazywać danych dotyczących wyroków skazujących, naruszeń prawa, danych logowania, haseł, kluczy API, danych produkcyjnych klientów końcowych, tajemnic przedsiębiorstwa, danych finansowych osób trzecich ani innych danych wrażliwych, chyba że Administrator wyraźnie o to poprosi i wskaże bezpieczny sposób przekazania.
4. Jeżeli użytkownik przekaże dane osób trzecich, powinien posiadać odpowiednią podstawę prawną do ich przekazania oraz spełnić wobec tych osób wymagane obowiązki informacyjne.
7. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
7.1. Obsługa platformy i zapewnienie jej działania
1. Dane mogą być przetwarzane w celu udostępnienia platformy, zapewnienia jej podstawowych funkcji, utrzymania sesji, wyświetlania treści, obsługi formularzy, zapisywania preferencji, zapewnienia stabilności działania i rozwiązywania problemów technicznych.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu i utrzymaniu platformy, zapewnieniu jej funkcjonalności oraz umożliwieniu użytkownikom korzystania z QA Board.
7.2. Obsługa zapytań i kontaktu
1. Dane mogą być przetwarzane w celu odpowiedzi na wiadomość, obsługi formularza kontaktowego, kontaktu telefonicznego lub e-mailowego, przygotowania informacji o usłudze, umówienia rozmowy, wyjaśnienia sprawy albo dalszej komunikacji.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji, a jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy – także podjęcie działań przed zawarciem umowy.
7.3. Dobór specjalistów i obsługa zapytań rekrutacyjnych lub outsourcingowych
1. Dane mogą być przetwarzane w celu analizy potrzeb klienta, dopasowania specjalisty lub zespołu, prezentacji profilu, potwierdzenia dostępności, prowadzenia rozmów, przygotowania oferty, przedstawienia rekomendacji, obsługi procesu rekrutacyjnego, outsourcingowego lub projektowego.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działalności biznesowej, obsłudze klientów i specjalistów, przygotowywaniu ofert oraz realizacji procesów rekrutacyjnych i outsourcingowych.
7.4. Prezentacja profili specjalistów na QA Board
1. Dane specjalistów mogą być przetwarzane w celu utworzenia, aktualizacji, publikacji, prezentacji, ukrycia, filtrowania lub analizy profilu specjalisty w platformie QA Board.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda specjalisty (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wykonanie umowy stanowi podstawę wyłącznie w zakresie technicznej obsługi konta specjalisty na platformie. Wycofanie zgody oznacza zaprzestanie prezentacji profilu.
7.5. Rekrutacja specjalistów i budowanie bazy kandydatów
1. Dane kandydatów i specjalistów mogą być przetwarzane w celu prowadzenia rekrutacji, oceny kompetencji, kontaktu, umawiania rozmów, prowadzenia testów, weryfikacji doświadczenia, archiwizacji aplikacji, proponowania projektów i budowania bazy specjalistów QA & Testing.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest podjęcie działań przed zawarciem umowy, wykonanie umowy, obowiązek prawny albo zgoda.
7.6. Marketing własny Quality Island
1. Dane mogą być przetwarzane w celu prowadzenia marketingu własnych usług Quality Island.
2. Podstawą prawną przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes Administratora, a w zakresie wymaganym przez przepisy – także zgoda na komunikację marketingową.
3. Osoba może w każdym czasie sprzeciwić się marketingowi bezpośredniemu albo wycofać zgodę.
7.7. Analityka, rozwój i optymalizacja platformy
1. Dane mogą być przetwarzane w celu analizy korzystania z platformy, pomiaru skuteczności treści, badania zainteresowania profilami, poprawy funkcjonalności, optymalizacji UX, wykrywania błędów, tworzenia statystyk, raportów i analiz biznesowych.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, a w przypadku narzędzi wymagających zgody – zgoda użytkownika.
7.8. Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i ochrona platformy
1. Dane mogą być przetwarzane w celu ochrony platformy, wykrywania nadużyć, zapobiegania scrapingowi, automatycznemu pobieraniu danych, obchodzeniu zabezpieczeń, atakom, próbom nieuprawnionego dostępu, naruszeniom regulaminu i innym działaniom zagrażającym Quality Island.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie platformy, danych, infrastruktury, tajemnicy przedsiębiorstwa i praw Administratora.
7.9. Realizacja umów i rozliczenia
1. Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy, dane mogą być przetwarzane w celu zawarcia, wykonania, zmiany, rozwiązania i rozliczenia umowy.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy albo podjęcie działań przed jej zawarciem, a w zakresie dokumentów księgowych – obowiązek prawny.
7.10. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
1. Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw i interesów prawnych Administratora.
7.11. Wypełnianie obowiązków prawnych
1. Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze.
8. Czy podanie danych jest obowiązkowe
1. Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcji platformy, uzyskania odpowiedzi, przesłania zapytania, udziału w procesie rekrutacyjnym, otrzymania oferty, zawarcia umowy lub realizacji współpracy.
2. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić Administratorowi obsługę zapytania, przedstawienie oferty, kontakt, dopasowanie specjalisty, udział w procesie rekrutacyjnym lub wykonanie umowy.
3. W przypadku danych wymaganych przepisami prawa ich podanie może być obowiązkowe.
9. Źródła danych
1. Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą.
2. Dane mogą pochodzić od klienta, partnera, kontrahenta, specjalisty, osoby polecającej lub innej osoby trzeciej.
3. Dane mogą pochodzić ze źródeł publicznie dostępnych.
4. Dane techniczne mogą być pozyskiwane automatycznie podczas korzystania z platformy.
10. Odbiorcy danych
1. Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu platformy i działalności.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności: dostawcy hostingu i IT, dostawcy CRM i narzędzi rekrutacyjnych, dostawcy poczty i komunikatorów, dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych, dostawcy usług księgowych i prawnych, banki i operatorzy płatności, klienci zainteresowani współpracą, specjaliści i kandydaci, organy publiczne, podmioty powiązane z Quality Island.
3. Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi odpowiednie umowy powierzenia, jeżeli jest to wymagane.
11. Przekazywanie danych poza EOG
1. Administrator może korzystać z narzędzi dostawców znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, Administrator stosuje mechanizmy wymagane przez przepisy (decyzja Komisji Europejskiej, standardowe klauzule umowne, dodatkowe środki zabezpieczające).
3. Osoba może uzyskać informacje o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z Administratorem.
12. Okres przechowywania danych
1. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ochrony przed roszczeniami.
2. Dane zapytań: przez czas obsługi i następnie do 3 lat od zakończenia kontaktu.
3. Dane umowne: przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń.
4. Dane księgowe: przez 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi.
5. Dane kandydatów: przez czas procesu, a na potrzeby przyszłych rekrutacji do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu.
6. Logi techniczne: do 12 miesięcy.
7. Po upływie okresu dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane.
13. Prawa osób, których dane dotyczą
1. Osobie przysługuje prawo do: dostępu do danych, kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu, wycofania zgody, złożenia skargi do organu nadzorczego.
2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3. Żądanie można wysłać na adres: kontakt@qualityisland.pl, wpisując w temacie wiadomości słowa „dane osobowe"
4. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje do potwierdzenia tożsamości.
5. Administrator odpowiada w terminie miesiąca od otrzymania żądania, a w sprawach skomplikowanych może przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując o tym osobę, która wystąpiła z żądaniem.
14. Prawo sprzeciwu
1. Osoba może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
2. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez podawania przyczyny.
15. Skarga do organu nadzorczego
1. Osoba ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli uważa, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych.
2. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
1. Administrator może stosować narzędzia wspierające analizę, filtrowanie profili, dopasowanie specjalisty do projektu.
2. Ostateczne decyzje wymagają udziału człowieka.
3. Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na te osoby.
17. Cookies i podobne technologie
1. Platforma może korzystać z plików cookies, local storage, session storage, pikseli, tagów i podobnych technologii.
2. Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
3. Cookies analityczne i marketingowe wymagają zgody, jeżeli jest wymagana przez prawo.
4. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies w przeglądarce lub banerze zgód.
18. Narzędzia zewnętrzne
Platforma może korzystać z narzędzi zewnętrznych. Korzystanie z nich może wiązać się z przetwarzaniem danych przez dostawców zgodnie z ich dokumentacją.
19. Bezpieczeństwo danych
1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyk.
2. Środki te mogą obejmować kontrolę dostępu, szyfrowanie, kopie zapasowe, monitoring bezpieczeństwa, procedury reagowania na incydenty.
3. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione.
20. Poufność profili specjalistów
1. Dane w QA Board mogą stanowić informacje poufne lub tajemnicę przedsiębiorstwa.
2. Użytkownicy nie są uprawnieni do kopiowania, pobierania ani wykorzystywania tych danych poza celem oceny współpracy.
21. Dane dzieci
1. Platforma nie jest przeznaczona dla dzieci ani osób poniżej 16 roku życia.
2. Administrator nie zamierza świadomie pozyskiwać danych dzieci.
22. Media społecznościowe i linki zewnętrzne
1. Platforma może zawierać linki do stron zewnętrznych.
2. Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych przez podmioty trzecie.
23. Zmiany Polityki prywatności
1. Administrator może zmienić Politykę prywatności w przypadku zmiany przepisów, funkcji platformy lub zakresu przetwarzania.
2. Aktualna wersja jest publikowana na platformie.
3. Polityka prywatności jest publikowana w wersji polskiej oraz w tłumaczeniu na język angielski. Wersją wiążącą jest wersja polska. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga treść polska.
24. Dane kontaktowe w sprawach prywatności
Quality Island Sp. z o.o.
ul. Grzybowska 87
00-844 Warszawa
NIP: 5273002880
kontakt@qualityisland.pl
25. Teksty zgód
25.1. Obowiązkowa akceptacja Polityki prywatności
„Oświadczam, że zapoznałem/am się z Polityką prywatności QA Board i rozumiem zasady przetwarzania moich danych osobowych przez Quality Island Sp. z o.o."
25.2. Zgoda na kontakt e-mail marketingowy
„Wyrażam zgodę na otrzymywanie od Quality Island Sp. z o.o. informacji marketingowych i handlowych drogą elektroniczną na podany adres e-mail. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili."
25.3. Zgoda na kontakt telefoniczny
„Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny ze strony Quality Island Sp. z o.o. w celach marketingowych i handlowych na podany numer telefonu. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili."
25.4. Zgoda specjalisty na prezentację profilu
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Quality Island Sp. z o.o. w celu utworzenia, publikacji, prezentacji i aktualizacji mojego profilu specjalisty w platformie QA Board."
25.5. Zgoda specjalisty na przyszłe projekty
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Quality Island Sp. z o.o. w celu kontaktu w sprawie przyszłych projektów, rekrutacji, współpracy B2B, outsourcingu lub innych możliwości zawodowych."
25.6. Klauzula pod formularzem „Rozpocznij rekrutację"
„Administratorem danych osobowych jest Quality Island Sp. z o.o. Dane będą przetwarzane w celu obsługi zapytania, kontaktu, analizy potrzeb, przedstawienia informacji o współpracy oraz ewentualnego przygotowania oferty. Szczegóły znajdują się w Polityce prywatności QA Board."